Digitalização de Documentos

Conversão de um suporte físico de dados (papel, microfilme) para um suporte em formato digital visando dinamizar o acesso e a disseminação das informações, mediante a visualização instantânea das imagens a multiusuários.

A Digitalização dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea e a multiusuários das imagens de documentos, em qualquer computador conectado à internet. 

As imagens digitais são armazenadas nos servidores da ARQUIVAR, acessíveis pelo site www.arquivar.com 7 dias por semana, 24 horas por dia.

O sistema permite a pesquisa e a localização de dados e imagens mediante uso de diversos parâmetros e de campos fixos e configuráveis: departamento, título do documento, nomes, datas e números, possibilitando a filtragem da pesquisa em variados níveis e atendendo características específicas.

Senha e login para permissão de acesso a dados e imagens predeterminados, conforme categoria do usuário: áreas administrativas, setores de produção, clientes, fornecedores, colaboradores, empregados etc.

A inserção de dados, indexação e digitalização de documentos pode ser realizada pela ARQUIVAR ou pelos próprios usuários, em qualquer departamento ou filial, via sistema Web.

Quando executadas pela ARQUIVAR, as rotinas são basicamente as seguintes:

• Planejamento dos procedimentos a serem adotados, para implantação ordenada e estruturada dos serviços de digitalização de documentos;
• Definição da metodologia de indexação aplicável a cada título documental;
• Execução das atividades de digitalização, incluindo preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação por lote de documentos e migração das imagens e dados para o sistema Web;
• Treinamento dos usuários para consulta ao sistema e visualização das imagens pesquisadas. 

Vantagens:

• Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos;
• Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação;
• Facilidade, rapidez, precisão e controle de acesso e de distribuição;
• Segurança, portabilidade e conectividade;
• Busca indexada por chaves de pesquisa;
• Integração de dados ativos e históricos;
• Consulta em CD, via intranet e/ou internet.

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